Misskötsamhet och andra problem i anställningen – råd till arbetsgivare i Stockholm, Uppsala och Norrtälje

Hur ska du som arbetsgivare agera när en anställt inte följer instruktioner, brister i sitt arbete eller på annat sätt inte uppfyller sina skyldigheter i anställningen? Sådana problem kan påverka både verksamheten och arbetsmiljön. Genom att utreda situationen tidigt, tydliggöra förväntningarna och dokumentera det som händer får du bättre förutsättningar att lösa problemen och bedöma vilka åtgärder som kan bli aktuella. 

På Belle Law hjälper vi arbetsgivare med arbetsrättsliga frågor, uppsägningar och arbetstvister. Vi erbjuder juridisk rådgivning och ombudskap för företag i Stockholm, Uppsala, Norrtälje och övriga delar av Sverige. 

Råden nedan gäller främst tillsvidareanställningar som omfattas av lagen (1982:80) om anställningsskydd [LAS].[1] Kontrollera även anställningsavtalet och tillämpligt kollektivavtal, eftersom innehållet kan påverka både bedömningen och hur situationen ska hanteras. 

Utred vad problemet består i 

Att en anställd upplevs som besvärlig eller att förtroendet har försämrats är inte i sig tillräckligt för en uppsägning. Arbetsgivaren behöver kunna beskriva konkreta brister och hur de påverkar arbetet. Även samarbetssvårigheter måste vara tillräckligt allvarliga för att kunna motivera en uppsägning. 

Börja med att undersöka vad som har hänt och låt arbetstagaren ge sin bild. Handlar det om en vägran att följa en tydlig och tillåten instruktion, bristande kunskaper eller ett missförstånd? Har arbetsuppgifterna, kraven och ansvarsfördelningen varit tydliga? Orsaken till problemen har betydelse för vilka åtgärder som är lämpliga. 

Dokumentera händelser och säkra underlaget 

Vid en tvist om uppsägning av personliga skäl är det arbetsgivaren som ska styrka de omständigheter som läggs arbetstagaren till last.[2]Dokumentationen bör därför vara konkret och upprättas så nära händelserna som möjligt. 

Anteckna exempelvis: 

• Vad som inträffade, när det hände och när arbetsgivaren fick kännedom om det
• Vilka instruktioner som hade lämnats och vilka personer som var närvarande
• Hur arbetstagaren förklarade sitt agerande
• Vilka konsekvenser händelsen fick och vilket underlag som visar detta
• Vilka åtgärder arbetsgivaren vidtog och hur de följdes upp

Spara relevanta mail, SMS, arbetsunderlag och mötesanteckningar. Skilj mellan egna iakttagelser, uppgifter från andra och dina slutsatser. 

Var tydlig med vad som behöver förändras

Ta upp problemen tidigt i ett sakligt samtal. Förklara vad som brister, vilken förändring som krävs och vilket stöd som finns att få. Bestäm också hur och när situationen ska följas upp. 

Inför en uppsägning på grund av misskötsamhet behöver arbetstagaren normalt ha förstått att anställningen är i fara och fått möjlighet att rätta till bristerna. En tydlig erinran eller varning kan därför behövas. Den bör beskriva de konkreta bristerna, den förändring som krävs och att fortsatt misskötsamhet kan leda till uppsägning. Vilka krav som ställs beror på omständigheterna och hur allvarligt agerandet är. 

Bekräfta gärna samtalet skriftligen och dokumentera att informationen har nått fram. Följ därefter upp om situationen har förändrats. 

Undersök behovet av stöd och omplacering

Bristande prestationer kan ha flera orsaker. Om problemen har samband med sjukdom eller funktionsnedsättning kan arbetsgivarens ansvar för arbetsanpassning och rehabilitering aktualiseras. Det kan exempelvis behövas anpassade arbetsuppgifter eller arbetstider. 

Även i andra situationer kan tydligare arbetsledning, utbildning eller åtgärder för att hantera en konflikt vara relevanta. Inför en uppsägning behöver du också bedöma om det är skäligt att erbjuda arbetstagaren annat arbete hos arbetsgivaren. Vilka åtgärder som krävs beror på omständigheterna. Dokumentera därför både vad som har prövats och varför andra alternativ inte bedöms vara möjliga.[3]

Skilj mellan uppsägning och avskedande

Uppsägning av personliga skäl kräver sakliga skäl och innebär att anställningen avslutas efter en uppsägningstid. Vid misskötsamhet tar bedömningen sikte på om arbetstagaren har åsidosatt sina skyldigheter tillräckligt allvarligt. Samtliga relevanta omständigheter i det enskilda fallet ska beaktas. 

Avskedande innebär att anställningen upphör utan uppsägningstid och kräver att arbetstagaren grovt har åsidosatt sina skyldigheter mot arbetsgivaren. Kraven är alltså högre än vid uppsägning. Enstaka misstag eller allmänna påståenden om förlorat förtroende motiverar inte automatiskt ett avskedande. 

Agera i tid och följ rätt förfarande

Om du överväger uppsägning eller avskedande behöver du kontrollera både om det finns tillräckliga skäl och hur åtgärden ska genomföras. Enligt LAS gäller bland annat följande: 

• Arbetstagaren ska underrättas minst två veckor före en uppsägning av personliga skäl och minst en vecka före ett avskedande
• Om arbetstagaren är fackligt organiserad ska den lokala fackliga organisationen varslas samtidigt
• Det slutliga uppsägnings- eller avskedsbeskedet ska vara skriftligt, innehålla föreskriven information och lämnas på det sätt som lagen anger 

Kontrollera även kollektivavtalet och om det finns ytterligare förhandlingsskyldigheter. 

Var också uppmärksam på tvåmånadersregeln. Som huvudregel får uppsägning eller avskedande inte grundas enbart på omständigheter som arbetsgivaren har känt till mer än två månader före underrättelsen. Om någon underrättelse inte har lämnats räknas tiden i stället bakåt från uppsägningen eller avskedandet. Äldre händelser kan ändå få betydelse tillsammans med nyare omständigheter. 

Beskriv skälen noggrant från början

På arbetstagarens begäran ska arbetsgivaren uppge vilka omständigheter som kan åberopas som grund för uppsägningen eller avskedandet. Om arbetstagaren begär det ska uppgifterna lämnas skriftligen. 

Den motivering som lämnas kan begränsa möjligheten att åberopa andra omständigheter. Preciseringar och kompletteringar som ligger i linje med de angivna skälen är tillåtna, men arbetsgivaren kan inte utgår från att helt andra skäl får läggas till i efterhand.[4] Beskriv därför de relevanta händelserna och hur de hänger samman med arbetstagarens skyldigheter.

Planera uppsägningstiden

Anställningen består under uppsägningstiden, och lojalitetsplikten gäller som utgångspunkt även då. Klargör skriftligen vad som gäller för arbetsuppgifter, kundkontakter, tillgänglighet och eventuell arbetsbefrielse. 

Vanliga frågor 

Måste arbetsgivaren ge ett visst antal varningar före en uppsägning? 

Nej, det finns ingen generell regel om ett visst antal varningar. Det avgörande är bland annat hur allvarligt agerandet är samt om arbetstagen har förstått vad som krävs och att anställningen är i fara. 

Vad händer om arbetstagaren vägrar att skriva under en erinran? 

Arbetstagarens underskrift är normalt inte ett krav för en erinran av det slag som beskrivs här. Arbetsgivaren behöver däremot kunna visa att informationen har nått fram. Dokumentera därför när och hur erinran lämnades och låt arbetstagarens eventuella invändningar framgå. 

Arbetsrättslig rådgivning för ditt företag 

Hos Belle Law hjälper vi dig att bedöma situationen och gå igenom dokumentationen. Vi ger också stöd inför uppsägning eller avskedande och företräder företag i arbetstvister. 

Vi erbjuder juridisk rådgivning för arbetsgivare i Stockholm, Uppsala, Norrtälje och övriga delar av Sverige. Kontakta oss för en genomgång av ditt företags situation och vilka åtgärder som kan vara aktuella. 

[1] Särskilt 2b-2 c, 7–10, 12–13, 18–20 och 30 §§.

[2] AD 2024 nr 78 om sakliga skäl, tydliga klargöranden och arbetsgivarens bevisbörda.

[3] Prop. 2021/22:176 om mindre ingripande åtgärder, sakliga skäl och omplacering.

[4] AD 2024 nr 95 och AD 2026 nr 42 om den lämnade motiveringens betydelse för möjligheten att senare åberopa andra omständigheter.